Potrivit Legii Societatilor Comerciale nr. 31/1990, actul constitutiv al societăţii cu răspundere limitată va cuprinde mentiuni cu privire la asociaţii care reprezintă şi administrează societatea sau administratorii neasociaţi, datele lor de identificare, puterile ce li s-au conferit şi dacă ei urmează să le exercite împreună sau separat.
In cazul in care societatea detine mai multi administratori acestia formeaza un consiliu de administratori care lucreaza separat sau impreuna.
Administratorii sunt numiti prin actul constitutiv sau prin hotararea adunarii generale, potrivit prevederilor actului constitutiv.
Obligaţiile şi răspunderea administratorilor sunt reglementate de dispoziţiile referitoare la mandat, aceasta reprezentand o raspundere civila contractuala şi de cele speciale prevăzute în Legea Societatilor Comerciale nr. 31/1990, aceasta reprezentand o raspundere civila delictuala sau o raspundere penala.
Indiferent daca administratorul este o persoana juridica, reprezentantul permanent persoana fizica, care actioneaza in nume propriu, are aceeasi raspundere civila si penala ca un administrator persoana fizica. Raspunderea reprezentantului nu exonereaza de raspundere administratorul persoana juridica si nici nu-i micsoreaza raspunderea solidara.
Astfel, potrivit legii amintite, administratorii sunt solidar răspunzători faţă de societate pentru: realitatea vărsămintelor efectuate de asociaţi, existenţa reală a dividendelor plătite, existenţa registrelor cerute de lege şi corecta lor ţinere, exacta îndeplinire a hotărârilor adunărilor generale, stricta îndeplinire a îndatoririlor pe care legea, actul constitutiv le impun.
Administratorii raspund solidar pentru realitatea varsamintelor efectuate de asociati inseamna ca acestia sunt obligati sa vegheze la executarea de catre asociati a obligatiei de aport, fie el in numerar sau in natura.
Administratorii raspund solidar pentru existenţa reală a dividendelor plătite, in sensul ca pentru a se distribui dividende asociatilor, beneficiile trebuie sa fie reale si utile, in caz contrar operatiunea este ilicita, administratorii fiind raspunzatori pentru prejudiciul cauzat societatii. Astfel, legea interzice expres plata unor dividende fictive, care nu au fost determinate in baza unor situatii financiare aprobate.
Existenţa registrelor cerute de lege şi corecta lor ţinere, presupune tinerea registrelor comerciale reglementate de Legea contabilitatii nr. 82/1991, respectiv registrul jurnal, registrul inventar si registrul cartea mare.
Exacta îndeplinire a hotărârilor adunărilor generale, constituie obligatia fundamentala a mandatului conferit prin AGA, sub sanctiunea daunelor interese.
Stricta îndeplinire a îndatoririlor pe care legea si actul constitutiv le impun, vizeaza obligatia administratorului de diligenata, transparenta si prudenta in exercitarea mandatului.
De mentionat este faptul ca administratorul raspunde fata de societate, iar nu fata de terti.
Acţiunea în răspundere împotriva administratorilor aparţine şi creditorilor societăţii, care o vor putea exercita numai în caz de deschidere a procedurii reglementate de Legea nr. 85/2014 privind procedurile de prevenire a insolvenţei şi de insolvenţă.
Textul de lege prevede ca administratorii nu pot primi, fără autorizarea adunării asociaţilor, mandatul de administrator în alte societăţi concurente sau având acelaşi obiect de activitate, nici să facă acelaşi fel de comerţ ori altul concurent pe cont propriu sau pe contul altei persoane fizice sau juridice, sub sancţiunea revocării şi răspunderii pentru daune.
Conditia autorizarii de catre adunarea asociatilor poate fi considerata implinita daca la momentul primirii mandatului, asociatii au fost incunostintati, dandu-si acordul, iar in eventualitatea unui litigiu, administratorul poate proba acest lucru.
In cazul in care societatea se afla sub incidenta Legii nr. 85/2014 privind procedurile de prevenire a insolvenţei şi de insolvenţă, administratorilor li se poate atrage raspunderea, respectiv pot fi obligati sa suporte o parte sau întregul pasiv al debitorului, persoană juridică, ajuns în stare de insolvenţă, fără să depăşească prejudiciul aflat în legătură de cauzalitate cu fapta respectiva.
Textul de lege prevede urmatoarele fapte pentru care se poate atrage raspunderea administratorilor si anume daca:
· au folosit bunurile sau creditele persoanei juridice în folosul propriu sau în cel al unei alte persoane – se refera la totalitatea averii debitorului precum si la totalitatea drepturile patrimoniale si nepatrimoniale. Astfel, beneficiile utilizarii activelor sunt deturnate de la persoana juridica in beneficiul altor persoane. Este necesar sa se faca dovada certa a acestui fapt. In acest caz se intalnesc operatiunile fictive efectuate cu scopul insusirii unor fonduri ale persoanei juridice.
· au făcut activităţi de producţie, comerţ sau prestări de servicii în interes personal, sub acoperirea persoanei juridice;
· au dispus, în interes personal, continuarea unei activităţi care ducea, în mod vădit, persoana juridică la încetarea de plăţi;
· au ţinut o contabilitate fictivă, au făcut să dispară unele documente contabile sau nu au ţinut contabilitatea în conformitate cu legea. În cazul nepredării documentelor contabile către administratorul judiciar sau lichidatorul judiciar, atât culpa, cât şi legătura de cauzalitate între faptă şi prejudiciu se prezumă. Prezumţia este relativa. Faptele se circumscriu art 241 din Noul Cod Penal, respectiv infractiunea de bancruta frauduloasa. Savarsirea faptelor se face cu intentie, de aceea este necesar ca probele administrate sa fie convingatoare. Evidenta contabila se considera a fi neconforma cu legea contabilitatii atunci cand: documentele contabile sunt neconforme, stornarile de note contabile s-au facut fara respectarea legii, pentru aceeasi luna s-au condus mai multe registre jurnal si s-au intocmit mai multe balante diferite, s-au efectuat inregistrari contabile fara acte justificative, s-au inregistrat in contabilitate facturi fictive etc.
· au deturnat sau au ascuns o parte din activul persoanei juridice ori au mărit în mod fictiv pasivul acesteia. Faptele se circumscriu art 241 din Noul Cod Penal, respectiv infractiunea de bancruta frauduloasa. Printre faptele retinute sub aceasta calificare se incadreaza si incasarea unor remuneratii abuzive.
· au folosit mijloace ruinătoare pentru a procura persoanei juridice fonduri, în scopul întârzierii încetării de plăţi;
· în luna precedentă încetării plăţilor, au plătit sau au dispus să se plătească cu preferinţă unui creditor, în dauna celorlalţi creditori;
· orice altă faptă săvârşită cu intenţie, care a contribuit la starea de insolvenţă a debitorului, constatată potrivit prevederilor prezentului titlu.