Rolul:
Rolul Asistentei Personale este de a asigura suport Avocatului Coordonator pentru ca acesta să iși poată desfașura activitatea la o eficiența optima. Rolul va include, dar fara a se limita la responsabilitățile principale de mai jos.
Asteptările sunt ca Asistenta Personală sa aiba un grad sporit de suportivitate si de autogestionare si să mentina un nivel ridicat de confidențialitate.
Cerințe:
Să fie principalul punct de contact pentru clienți în absența Avocatului Coordonator;
Să organizeze agenda și să stabileasca întalniri și să intermedieze accesul la conducere;
Să facă programari, rezervări pentru deplasările Avocatului Coordonator;
Să aibă rol activ amintind Avocatului Coordonator termenele limită si task-urile de realizat;
Să creeze relații cu clienții și contacte interne în numele echipei;
Să discute cu clienții / persoanele de contact personal și la telefon și să ofere suport într-o manieră profesionista si prietenoasă, în conformitate cu standardele societatii;
Să mențina informații relevante despre clienti, inclusiv tarifele, procedurile de facturare și informarea membrilor echipei atunci cand este cazul;
Să revizuiasca facturi și să asiste Avocatul Coordonator la facturare;
Să organizeze ședințe, seminarii, intalniri interne, conferințe etc., după caz, și să redacteze minutele de ședința aferente;
Să pregăteasca corespondența audio prin procesarea textului și pentru a asigura o calitate înaltă a documentelor, faxurilor și fotocopiilor;
Să formeze și arhiveze dosare;
Să pregateasca corespondența fizica, electronica;
Să redacteze cu acuratețe emailuri, adrese, corespondența;
Să mențina și actualizeze sistemele software;
Să răspundă prompt la telefoane, notand mesajele;
Să organizeze întâlniri, prânzuri, rezervarea sălilor etc;
Să completeze și gestioneze tabelelor orare;
Să aiba rol activ in efectuarea task-urilor;
Să efectueze follow-up fața de cerințele managerului către ceilați membrii ai echipei;
Să țină agenda zilnica a managerului;
Să aibă experiența in activități de arhivare documente/atenție distributiva;
Ca și Asistentă Personală a Avocatului Coordonator în societatea noastră vei avea obiective bine definite, proceduri de lucru, evaluări si indicatori de performanță;
Experienta solicitată:
– 4-5 ani experiență in poziții similare in domeniul juridic;
– discreție si păstrarea confidențialității informațiilor cu care intră in contact;
– flexibilitate și adaptabilitate;
– capacități de scriere cu acuratețe, rezolvarea de probleme, loialitate, dedicare, dorința de muncă, integritate;
– să aibă o intelegere a rolului pe care il are ca și Asistentă Personală si a proceselor administrative ale firmei;
– apitudini de comunicare verbale si scrise;
– capacitatea de a lucra intr-un mediu sub presiune și cu termene scurte;
– capacitatea de a organiza și monitoriza alocarea task-urilor in cadrul echipei;
– capacitatea de a organiza și prioritiza task-urile, de ținere a agendelor de lucru electronice si fizice;
– păstrarea și inregistrarea datelor de contact/carților de vizita electronic și fizic;
– realizarea de verificari și identificarea de informații solicitate de Avocatul Coordonator;
– organizare de interviuri si selectie de CV-uri;
– plați facturi personale Avocat Coordonator;
– plați asigurari/hobby-uri/vacanțe/evenimente personale etc. pentru Avocatul Coordonator;
– limba engleza nivel avansat;
– suportivitate;
– tact si diplomație;
– atenție la detalii;
– abilități de gestionare a timpului (punctualitate, time management);
– aptitudini organizatorice;
– abilități bune de comunicare;
– pachet office (word, excel, outlook)