Obligația de acceptare a plăților moderne introdusă din 1 ianuarie 2026: Impactul asupra mediului de afaceri în România

Cum afectează noile reguli introduse prin OUG nr. 193/2002 privind mijloacele moderne de plată procesul de înființare de firme și companiile existente

Intrarea în vigoare de la 1 ianuarie 2026 a modificărilor aduse Ordonanţei de urgenţă nr. 193/2002, în forma consolidată la 12 februarie 2026, schimbă baza legală aplicabilă societăților comerciale și profesioniștilor înscriși în Registrul Comerțului, prin extinderea expresă a obligației de acceptare a plăților efectuate și prin mijloace moderne de plată și stabilește, totodată, condiții clare pentru funcționarea serviciului de avans în numerar la terminalele de plată, inclusiv în ceea ce privește cadrul contractual, informarea utilizatorilor și evidențierea distinctă a operațiunilor. Obligația rezultă din art. 1 alin. (1²), care vizează persoanele fizice sau persoanele juridice prevăzute de Legea nr. 265/2022 privind registrul comerțului. A fost introdusă de asemenea și o excepție importantă prin art. 1 alin. (1³), aplicabilă entităților care efectuează toate operațiunile de plată și de încasare exclusiv prin conturi deschise la instituții de credit. În același timp, regimul sancțiunilor este detaliat și diferențiat, refuzul de a accepta mijloace moderne de plată este sancționat distinct, iar controalele și aplicarea amenzilor sunt realizate de persoanele desemnate din structurile cu atribuții de control ale ANAF.

În acest context, Societatea Românească de Avocatură Pavel, Mărgărit și Asociații oferă servicii juridice specializate în drept comercial pentru înființare firmă, înființare societate, cât și pentru profesioniști deja înregistrați în Registrul Comerțului. În practică, implicarea unui avocat firme, a unui avocat corporate, a unui avocat drept comercial sau a unui avocat business poate minimiza riscul de neconformare, mai ales când proiectul este nou și implică deschidere firmă, deschidere SRL, înființare SRL, înființare PFA ori deschidere PFA.

Avocat firme. Obligația legală introdusă prin modificarea de la 01.01.2026 a OUG nr. 193/2002 și implicațiile pentru firmele deja existente și pentru firmele noi inființate

Obligația introdusă de la 01.01.2026 se aplică, ca regulă, tuturor persoanelor fizice sau juridice prevăzute de art. 4 alin. (1) din Legea nr. 265/2022 privind registrul comerțului, adică profesioniștilor supuși înregistrării în Registrul Comerțului, indiferent dacă vorbim despre o societate comercială deja activă sau despre un proiect nou aflat în înființare firmă. La nivel de proceduri, încasările trebuie să poată fi realizate și prin mijloace moderne de plată, iar lipsa acestei opțiuni expune compania la contravenții, mai ales în ipoteza unui refuz explicit.

Pentru societățile comerciale aflate în proces de înființare firmă, această obligație ar trebui avută în vedere încă din faza de concepere a structurii operaționale și financiare a afacerii, inclusiv la momentul redactării actului constitutiv și al pregătirii formalităților de înregistrare la Registrul Comerțului, astfel încât, imediat după dobândirea personalității juridice potrivit Legii societăților, societatea să poată demonstra conformarea prin existența unor contracte adecvate, proceduri interne clare și informări corespunzătoare adresate clienților.

Pentru firmele existente, aceeași obligație trebuie integrată în procedurile interne astfel încât să nu existe situații de refuz, deoarece art. 3 alin. (1) lit. e) sancționează explicit refuzul entităților de a accepta mijloace moderne de plată. Excepția de la art. 1 alin. (1³) trebuie tratată cu prudență, aplicarea ei presupune ca toate operațiunile de plată și de încasare să fie efectuate exclusiv prin conturi deschise la instituții de credit, ceea ce implică, în practică, politici interne coerente și alinierea modelelor de încasare cu această condiție.

De asemenea, potrivit dispozițiilor din ordonanță, instituțiile emitente și acceptante de carduri trebuie să ia măsurile necesare pentru implementarea serviciului de acordare a avansului în numerar la terminalele de plată, odată cu achiziția de bunuri și/sau servicii, iar entitățile vizate la art. 1 alin. (1) și alin. (1²) pot oferi acest serviciu pe baza contractelor încheiate cu instituțiile acceptante, cu obligația de a afișa la loc vizibil semnul privind acordarea avansului și informațiile privind costurile. Avansul acordat trebuie evidențiat distinct pe bonul fiscal, nu poate depăși 500 lei, tranzacțiile sunt asimilate retragerilor de numerar de la bancomate, comisioanele se stabilesc prin contractele dintre părți, iar comerciantul poate percepe de la titularul cardului un comision de cel mult 1% din valoarea avansului acordat.

Un avocat firme poate oferi asistență juridică pentru orice societate comercială pentru proceduri de Registrul Comerțului, inclusiv, dar fără a se limita la înființare firmă, înființare societate, deschidere firme, înființare SRL online, înființare firmă online, precum și înființare PFA și deschidere PFA, cu integrarea cerințelor cerute de lege, depunerea dosarului în ceea ce privește acte pentru deschidere SRL, în acord cu Legea societăților.

Avocat drept corporativ. Riscurile juridice pentru firmele existente care nu acceptă plăți electronice. Sancțiuni, controale și răspundere

Regimul sancționator din ordonanță este relevant prin faptul că stabilește contravenții distincte, cu amenzi diferențiate, în funcție de fapta concretă reținută la control. Refuzul entităților de a accepta mijloace moderne de plată constituie contravenție potrivit art. 3 alin. (1) lit. e) și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 7.500 lei, conform art. 3 alin. (2) lit. a). În plus, nerespectarea dispozițiilor din ordonanță, respectiv neîndeplinirea obligației legale de acceptare a plăților moderne, inclusiv obligația generală aplicabilă profesioniștilor și, după caz, obligația de acceptare a încasărilor printr-un sistem electronic de plată la distanță/online de către operatorii economici furnizori de servicii de utilitate publică, precum şi instituţiile şi autorităţile publice, constituie contravenție distinctă, încadrată la art. 3 alin. (1) lit. d), sancționată cu amendă de la 20.000 lei la 50.000 lei, potrivit art. 3 alin. (2) lit. c). Astfel, în practică, analiza riscului depinde de modul în care organul de control reține fapta ca refuz sau ca nerespectare a obligației legale și de circumstanțele concrete ale situației verificate.

Riscurile nu se limitează la cuantumul amenzii, deoarece constatarea și aplicarea sancțiunilor se realizează de către persoanele desemnate din cadrul structurilor cu atribuții de control ale ANAF, conform art. 3 alin. (3). În practică, o societate comercială care funcționează deja trebuie să evite atât lipsa conformării, cât și situațiile de refuz în relația cu clientul, deoarece cele două ipoteze pot fi interpretate și sancționate diferit, cu impact direct asupra activității.

Pe lângă obligația de acceptare în sine, ordonanța stabilește că instituțiile acceptante au obligația de a instala terminale și de a pune la dispoziție infrastructura necesară în termen de maximum 30 de zile de la solicitare, conform art. 2 alin. (1), iar entitățile vizate trebuie să întreprindă măsurile necesare pentru instalare și pentru asigurarea infrastructurii, având dreptul să își aleagă instituția acceptantă, conform art. 2 alin. (2). În consecință, apărarea „nu am putut instala” este dificil de susținut dacă firma nu poate dovedi demersuri reale și solicitări în timp util.

Un avocat drept comercial poate evalua situația fiecărei companii și poate pregăti un plan structurat pentru o societate comercială înscrisă în Registrul Comerțului, începând de la înființare firmă, înființare societate, înființare SRL, deschidere SRL, înființare SRL online, înființare firmă online, înregistrare firmă, înființare PFA și deschidere PFA, astfel încât cerințele să fie aliniate cu Legea societăților, cu menținerea personalitate juridică și cu gestionarea setului de acte pentru deschidere SRL; în același timp, un avocat corporate și un avocat comercial pot asigura suport juridic pe tot parcursul desfășurării activității comerciale a noii societăți.

Avocat business. Cum trebuie adaptată procedura de înființare de firme la noile cerințe privind mijloacele moderne de plată

Adaptarea procedurii de înființare firmă trebuie făcută astfel încât obligația de acceptare a mijloacelor moderne de plată să fie integrată încă dinainte de începerea încasărilor, nu după apariția unei probleme. Din perspectiva OUG nr. 193/2002, după 01.01.2026, etapa de operaționalizare trebuie să includă decizia privind soluția de acceptare a plăților moderne și inițierea relației contractuale cu instituția acceptantă, având în vedere că art. 2 alin. (1) prevede un termen de maximum 30 de zile de la solicitare pentru instalarea terminalelor și punerea la dispoziție a infrastructurii necesare. Relevanța practică este evidentă pentru firme, întrucât, în mod obișnuit, multe societăți comerciale încep activitatea imediat după finalizarea formalităților de înregistrare, iar riscul de expunere la sancțiuni contravenționale poate interveni rapid în situația în care societatea refuză, chiar și implicit, o plată prin mijloace moderne.

În cazul entităților care intenționează să invoce excepția prevăzută de art. 1 alin. (1³), respectiv exceptarea de la obligația de a accepta plăţi efectuate şi prin intermediul mijloacelor moderne de plată  de către entitățile care „efectuează toate operaţiunile de plată şi încasare exclusiv prin conturi deschise la instituţii de credit.”, procedura trebuie să fie bine adaptată. În absența unei aplicări riguroase, condiția caracterului „exclusiv” poate deveni vulnerabilă în cadrul unui control. Pentru entitățile care desfășoară activitate cu publicul, conformarea nu se limitează la implementarea tehnică a unei soluții de plată, ci presupune instituirea unor proceduri interne clare, instruirea personalului și o informare corespunzătoare a clienților, astfel încât să fie evitată situația ce poate fi calificată drept contravenție potrivit art. 3 alin. (1) lit. e).

În mod similar, în cazul procedurilor de înființare PFA și deschidere PFA, planificarea trebuie realizată anterior începerii activității și anterior primului client, întrucât obligația prevăzută de art. 1 alin. (1²) se raportează la statutul entității înregistrate în Registrul Comerțului, iar verificările autorităților pot viza modalitatea concretă de efectuare a încasărilor încă din faza incipientă a activității.

Un avocat business poate asista în procedurile de înființare societate comercială, cum ar fi înregistrare firmă, înființare SRL și deschidere SRL, chiar și în procesul de înființare SRL online, înființare firmă online, dar și în procesul înființare PFA și deschidere PFA, astfel încât o societate comercială cu personalitate juridică să funcționeze conform reglementărilor din Legea societăților, cerințelor prevăzute de Registrul Comerțului și cu respectarea obligațiilor din OUG nr. 193/2002.

Avocat litigii comerciale. Strategii de conformare pentru înființare de firme și companiile active. Recomandări juridice pentru evitarea sancțiunilor

O strategie eficientă de conformare trebuie să pornească de la două coordonate importante: prevenirea oricărei forme de refuz al plății și documentarea riguroasă a demersurilor întreprinse pentru implementarea obligației legale. În principal, se instituie obligația de acceptare a plăților prin mijloace moderne, iar refuzul este sancționat distinct cu amendă cuprinsă între 5.000 lei și 7.500 lei. Riscul juridic devine însă semnificativ mai ridicat în situația în care fapta este încadrată ca nerespectare a dispozițiilor art. 1 alin. (1²), caz în care sancțiunea poate ajunge între 20.000 lei – 50.000 lei, potrivit art. 3 alin. (2) lit. c). În acest context, companiile trebuie să evite nu doar refuzul explicit al unei plăți, ci și refuzul generat de inexistența infrastructurii tehnice sau de lipsa unor proceduri interne adecvate.

De asemenea, potrivit art. 2 alin. (1) se prevede un termen de maximum 30 de zile de la solicitare pentru instalarea terminalelor și asigurarea infrastructurii necesare, iar art. 2 alin. (2) impune entităților obligația de a întreprinde măsurile necesare, cu posibilitatea de a alege instituția acceptantă. În consecință, societatea trebuie să fie în măsură să dovedească solicitarea formulată, corespondența purtată și stadiul implementării soluției tehnice, pentru a demonstra buna-credință și diligența în eventualitatea unui control.

„Noile măsuri privind obligația de acceptare a plăților prin mijloace moderne de plată trebuie tratate cu mare atenție pentru a evita sancțiunile care pot apărea pe parcusul derulării activității comerciale” a declarat Dr. Radu Pavel Avocatul Coordonator al Societății Românești de avocatură Pavel, Mărgărit și Asociații.

În concluzie, modificările aplicabile de la 01.01.2026 în OUG nr. 193/2002 impun, ca regulă generală, acceptarea plăților prin mijloace moderne de plată pentru persoanele fizice și juridice supuse înregistrării în Registrul Comerțului, cu excepția strictă pentru entitățile care realizează toate plățile și încasările exclusiv prin conturi la instituții de credit. Regimul sancționator diferențiază între refuzul de acceptare a mijloacelor moderne de plată, și nerespectarea obligației de acceptare, sancționate diferențiat, iar controlul și aplicarea sancțiunilor sunt realizate de structurile ANAF. În practică, conformarea cu dispozițiile legale în vigoare trebuie tratată ca parte din procesul de înființare firmă și înființare societate, inclusiv în proiecte înființare SRL online, înființare firmă online. Societatea românească de avocatură Pavel, Mărgărit și Asociații recomandă o analiză juridică aplicată pentru companiile existente și pentru proiectele privind deschidere firmă sau deschidere firme, astfel încât o societate comercială să evite riscurile contravenționale și să își organizeze corect activitatea în raport cu obligațiile de acceptare a plăților moderne.

Societatea Românească de avocatură Pavel, Mărgărit și Asociații este una dintre societățile de avocatură de top din România, care furnizează servicii juridice de cea mai înaltă calitate. Printre clienții societății de avocatură se află companii multinaționale și autohtone de anvergură. În 2025, poveștile de succes ale societății de avocatură i-au adus recunoașterea internațională din partea celor mai prestigioase ghiduri și publicații internaționale de profil. Astfel, societatea de avocatură Pavel, Mărgărit și Asociații s-a situat în acest an pe locul 3 în România în clasamentul firmelor de avocatură de business cu cea mai relevantă expertiză, realizat de publicația Legal 500. Societatea de avocatură este recunoscută la nivel internațional și de ghidul IFLR 1000 Financial and Corporate 2025. De asemenea, Pavel, Mărgărit și Asociații este singură societatea de avocatură din România recomandată de directorul internațional Global Law Experts din Londra în aria de practică Dispute Resolution. Toate informațiile relevante privind societatea de avocatură Pavel, Mărgărit și Asociații, se regăsesc pe portalul www.avocatpavel.ro.